Términos de Servicio

1. Partes y Aceptación

Estos Términos de Servicio ("Términos") constituyen un contrato vinculante entre usted ("Suscriptor" o "Cliente") y las dos entidades afiliadas que operan bajo el nombre comercial Renaska ("Renaska", "la Empresa", "nosotros"): (a) WLM Business Solutions LLC, sociedad constituida bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos (EIN 32-0770823), entidad contratante, comercializadora y facturadora del servicio; y (b) Agencia Leidy Echavarria S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de Colombia (NIT 901.147.131-7), operadora, desarrolladora y prestadora del soporte de la plataforma. La facturación y el cobro del servicio los realiza WLM Business Solutions LLC desde los Estados Unidos en dólares (USD); la operación técnica, el desarrollo y el soporte los presta Agencia Leidy Echavarria S.A.S.

Al crear una cuenta, hacer clic en "Acepto" o usar cualquier funcionalidad de la plataforma, usted confirma: (a) haber leído y aceptado estos Términos; (b) tener autorización para vincular a la organización que representa; (c) ser mayor de 18 años. Si no está de acuerdo, no use el servicio. Podemos actualizar estos Términos con 30 días de aviso previo; el uso continuado tras la fecha efectiva constituye aceptación.

2. Descripción del Servicio

Renaska es una plataforma de gestión empresarial en la nube (SaaS) que ofrece, dentro de un único plan de suscripción mensual, los siguientes módulos integrados: bandeja unificada de mensajería (WhatsApp Business, Instagram, Facebook, Telegram), clientes, catálogo de productos, inventario multi-almacén, punto de venta (POS), órdenes y workflows Kanban, cotizaciones y facturación (PDF), órdenes de compra, gastos y contabilidad básica, proveedores, envíos, métodos de pago, manufactura y operaciones, contabilidad de doble entrada, recursos humanos y nómina, reservas, agente IA (Google Gemini), reportes, PQRS y chat interno.

Los módulos disponibles pueden variar por mercado (Colombia / EE. UU.) y pueden ser actualizados, modificados o descontinuados con previo aviso. El servicio se presta a través de acceso web en renaska.com (Colombia) y renaska.us (Estados Unidos) y eventuales aplicaciones móviles asociadas.

3. Cuentas de Usuario

Para acceder al servicio el Suscriptor debe: (a) Registrar una cuenta empresarial con información veraz, completa y actualizada; la falsedad en los datos puede dar lugar a la terminación inmediata de la cuenta. (b) Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso; Renaska no será responsable por daños derivados del incumplimiento de esta obligación. (c) Notificar a Renaska de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta escribiendo a [email protected]. (d) Proporcionar datos de contacto válidos y mantenerlos actualizados, pues Renaska los utilizará para notificaciones legales y del servicio.

Renaska ofrece acceso mediante correo electrónico y contraseña o mediante Google OAuth 2.0. Durante la fase de beta privada, el registro requiere un código de invitación válido de un solo uso. Renaska se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que violen estos Términos, sin perjuicio de los derechos del Suscriptor conforme a la ley aplicable.

4. Plan, Precios y Facturación

Precio base: USD $40/mes para suscriptores en EE. UU. y USD $30/mes para suscriptores en Colombia (presentado como descuento sobre el precio base). El plan incluye todos los módulos de la plataforma, 3 empleados con acceso, 1 GB de base de datos y 10 GB de almacenamiento de archivos.

Cargos adicionales por consumo: +$3 USD por empleado adicional (sobre los 3 incluidos), +$3 USD por GB adicional de base de datos (sobre 1 GB), +$3 USD por cada 10 GB adicionales de archivos. El uso del módulo de inteligencia artificial (Agente IA — Google Gemini) se factura al costo de procesamiento de Google multiplicado por 2,00 (markup del 100 %), según el consumo real de tokens.

Facturación en Colombia: los valores se presentan en pesos colombianos (COP) usando la tasa de cambio USD/COP vigente al momento de la facturación, actualizada diariamente y redondeada al múltiplo de 100 más cercano. Los precios NO incluyen IVA; WLM Business Solutions LLC factura directamente desde los Estados Unidos como empresa extranjera. De conformidad con el Estatuto Tributario colombiano (art. 437-2, num. 3), el Suscriptor en Colombia puede ser responsable de declarar el IVA aplicable a la importación de servicios digitales desde el exterior ("IVA por importación de servicios"). Consulte con su contador o asesor tributario. Facturación en EE. UU.: en dólares estadounidenses (USD), sin impuesto de ventas a nivel federal; aplican impuestos estatales donde la normativa lo exija.

El cobro se realiza mensualmente de forma anticipada. En caso de fallo, se reintenta hasta 3 veces en 5 días hábiles con notificación por correo. Si el pago no se regulariza: (a) se suspende el acceso para usted y todos sus usuarios a los 7 días calendario; (b) se cancela la cuenta y comienza el conteo de 30 días para exportar datos a los 30 días de mora.

Impacto sobre los clientes del Suscriptor: WLM Business Solutions LLC no tiene relación contractual ni legal con los clientes o empleados del Suscriptor ("usuarios finales"). Si el servicio se suspende o cancela por falta de pago o incumplimiento del Suscriptor, WLM Business Solutions LLC no asume ninguna responsabilidad frente a dichos usuarios finales por interrupciones, pérdida de datos o perjuicios derivados. El Suscriptor se compromete a indemnizarnos frente a cualquier reclamación de sus usuarios finales originada en una suspensión causada por su falta de pago.

Derecho de retracto (Colombia — Ley 1480/2011 art. 47): los suscriptores colombianos que actúen como consumidores pueden retractarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la celebración del contrato, siempre que el servicio no haya sido activado o utilizado materialmente. Escriba a [email protected] dentro del plazo. Este derecho es imperativo y no puede excluirse contractualmente.

5. Periodo de Prueba

Renaska puede ofrecer periodos de prueba gratuita a su sola discreción, con acceso a todas las funcionalidades del plan durante el tiempo indicado al momento de la oferta. Al finalizar el periodo de prueba sin conversión a plan de pago, el acceso al servicio se suspende y los datos del Suscriptor se conservan durante 30 días adicionales para permitir su exportación, transcurridos los cuales serán eliminados.

Renaska se reserva el derecho de modificar las condiciones o discontinuar los periodos de prueba en cualquier momento, sin que ello genere obligación de compensación alguna.

6. Cancelación y Reembolsos

El Suscriptor puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración de la plataforma o mediante solicitud escrita a [email protected]. La cancelación tiene efecto al final del periodo de facturación mensual en curso; el Suscriptor conserva acceso al servicio hasta esa fecha.

Política de reembolsos: los pagos realizados no son reembolsables de forma prorrateada por días no utilizados del periodo pagado. El Suscriptor puede cancelar en cualquier momento; sin reembolso del periodo en curso, salvo en los siguientes casos: (i) Error de facturación imputable a Renaska. (ii) Ejercicio del derecho de retracto dentro del plazo legal colombiano (5 días hábiles siguientes a la celebración del contrato — Ley 1480/2011, art. 47), siempre que el servicio no haya sido activado o utilizado materialmente. (iii) Indisponibilidad del servicio que exceda el SLA mensual comprometido, en cuyo caso corresponde un crédito de servicio proporcional (no reembolso en efectivo).

Renaska puede rescindir unilateralmente la suscripción por incumplimiento material, con aviso previo de 24 horas salvo urgencia (fraude, actividad maliciosa). Ventana de exportación de datos: el Suscriptor tiene 30 días calendario desde la fecha de suspensión o terminación para solicitar la exportación de sus datos a [email protected]. Para suspensiones por mora, los 30 días corren desde la fecha de la primera suspensión, no desde el cierre definitivo. Transcurrido este plazo, los datos pueden ser eliminados de forma permanente e irreversible sin obligación adicional. WLM Business Solutions LLC no asume responsabilidad por pérdida de datos derivada de la falta de solicitud de exportación dentro de este plazo.

7. Uso Aceptable de la Plataforma

El Suscriptor y sus usuarios se comprometen a utilizar la plataforma de conformidad con la ley aplicable y a no emplearla para:

(a) Actividades ilegales, fraudulentas o contrarias al orden público. (b) Envío de mensajes masivos no solicitados (spam), violación de la Ley 2300 de 2023 (Colombia) o del CAN-SPAM Act (EE. UU.), o cualquier comunicación comercial sin el consentimiento previo del destinatario. (c) Distribución de malware, virus, ransomware u otro código malicioso. (d) Acceso no autorizado a sistemas, redes o cuentas de terceros o de otros suscriptores de Renaska. (e) Recolección de datos personales de terceros sin su consentimiento válido o en violación de la normativa de protección de datos. (f) Ingeniería inversa, descompilación, extracción de código fuente o desensamblar cualquier componente de la plataforma. (g) Reventa, sublicenciamiento o intermediación del servicio sin autorización escrita y previa de Renaska. (h) Carga o almacenamiento de contenido que infrinja derechos de propiedad intelectual de terceros. (i) Actividades que pongan en riesgo la seguridad, disponibilidad o rendimiento de la plataforma para otros suscriptores.

El incumplimiento de esta sección puede resultar en suspensión inmediata de la cuenta sin reembolso y, si procede, en reclamación por daños y perjuicios.

8. Propiedad Intelectual

Renaska y sus licenciantes son titulares de todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma, incluyendo (sin limitación) el código fuente y objeto, diseño visual, marcas comerciales, logotipos, nombres de dominio, bases de datos propias y contenido generado por Renaska.

Renaska otorga al Suscriptor una licencia limitada, no exclusiva, no sublicenciable, intransferible y revocable para acceder y usar el servicio únicamente de acuerdo con estos Términos y durante la vigencia de la suscripción. Esta licencia no implica transferencia de derechos de propiedad intelectual. Los datos e información ingresados por el Suscriptor en la plataforma ("Contenido del Suscriptor") son propiedad del Suscriptor; Renaska obtiene únicamente los derechos de uso necesarios para prestar el servicio contratado.

9. Datos del Suscriptor y Responsabilidad por el Contenido

El Suscriptor conserva la titularidad de todos los datos que ingresa en la plataforma. Renaska actúa como Encargado del Tratamiento y los procesa únicamente según las instrucciones del Suscriptor y para los fines previstos en estos Términos y en la Política de Privacidad.

El Suscriptor es exclusivamente responsable de: (a) La exactitud, veracidad y legalidad de los datos ingresados. (b) Obtener las autorizaciones necesarias de sus propios clientes, prospectos, proveedores y empleados cuyos datos personales ingrese en la plataforma, conforme a la normativa de protección de datos aplicable a la actividad empresarial del Suscriptor. (c) Cumplir con las obligaciones legales que le sean aplicables como Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes (Ley 1581/2012 en Colombia). (d) No infringir derechos de terceros mediante el contenido que almacene o procese en la plataforma.

10. Disponibilidad, SLA y Mantenimiento

Renaska se compromete a mantener la disponibilidad del servicio con un objetivo de uptime del 99,5 % mensual, calculado excluyendo ventanas de mantenimiento programado.

Renaska informará con al menos 24 horas de anticipación sobre mantenimientos programados que afecten la disponibilidad del servicio, salvo en casos de urgencia por seguridad. En caso de indisponibilidad no programada superior al 0,5 % mensual acumulado, el Suscriptor puede solicitar un crédito de servicio proporcional al tiempo de indisponibilidad mediante solicitud escrita a [email protected] dentro de los 10 días siguientes al incidente.

Renaska no garantiza la disponibilidad ininterrumpida y no será responsable por interrupciones causadas por factores fuera de su control razonable (fuerza mayor, fallos de proveedores de infraestructura de terceros, ataques DDoS, bloqueos de redes de telecomunicaciones).

11. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable: (a) Renaska no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pérdida de beneficios, pérdida o corrupción de datos, interrupción del negocio o daño reputacional, derivados del uso o imposibilidad de uso del servicio, incluso si Renaska fue advertida de la posibilidad de dichos daños. (b) La responsabilidad total de Renaska frente al Suscriptor por cualquier causa no excederá el importe total pagado por el Suscriptor en los 12 meses anteriores al hecho generador de la reclamación.

Estas limitaciones NO aplican en los siguientes supuestos: (i) Dolo o culpa grave imputable a Renaska (artículo 1522 del Código Civil colombiano; la exoneración del dolo no puede pactarse). (ii) Muerte o lesiones corporales causadas por negligencia de Renaska. (iii) Incumplimiento de la normativa de protección de datos personales en perjuicio de los Titulares. (iv) Cualquier supuesto en que la ley aplicable prohíba expresamente la exclusión de responsabilidad.

Renaska no garantiza que el servicio sea libre de errores, interrupciones o que cumpla con todos los requisitos específicos del Suscriptor más allá de los expresamente descritos en estos Términos.

12. Inteligencia Artificial — Rol de Intermediario y Limitación de Responsabilidad

ADVERTENCIA IMPORTANTE SOBRE EL USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL. Los modelos de inteligencia artificial, al igual que las personas, pueden equivocarse: pueden generar cotizaciones, pedidos, cálculos o respuestas erróneos, imprecisos o incompletos. Por ello, el Agente IA es una herramienta de asistencia que NO reemplaza el criterio humano y debe permanecer en todo momento bajo la supervisión del equipo humano de cada empresa suscriptora, a quien corresponde revisar, corregir e intervenir en las conductas del sistema antes de que cualquier cotización, pedido o comunicación surta efecto frente a sus clientes. En consecuencia, Renaska no asume responsabilidad alguna por cotizaciones, pedidos o decisiones erróneas que genere el sistema de IA. Dado que Renaska cobra exclusivamente por el consumo real de IA y nunca un porcentaje de la venta efectiva, la responsabilidad económica de Renaska por cualquier error de la IA queda limitada, en la máxima medida permitida por la ley, al costo de IA de la conversación específica en que se produjo el error, y en ningún caso se extenderá al valor de la venta, al perjuicio económico, al lucro cesante ni a cualquier otra afectación derivada. Esta limitación no aplica al dolo o culpa grave ni a los demás supuestos en que la ley imperativa (Ley 1480 de 2011 y Ley 1581 de 2012, para consumidores colombianos) prohíba su exclusión.

WLM Business Solutions LLC provee capacidades de IA exclusivamente como intermediario tecnológico. El módulo Agente IA enruta las consultas hacia Google Gemini 3.0 Flash, un modelo de lenguaje de gran escala operado por Google LLC. No somos propietarios, no entrenamos ni controlamos el modelo subyacente. El uso de funciones de IA también está sujeto a los Términos de Servicio de Google y su Política de Uso Prohibido de IA Generativa.

Los modelos de lenguaje son sistemas probabilísticos que pueden producir respuestas inexactas, incompletas, inconsistentes, desactualizadas, sesgadas o inapropiadas. El comportamiento de los modelos de IA puede ser impredecible y cambiar sin previo aviso. WLM Business Solutions LLC NO ofrece ninguna garantía sobre la exactitud, fiabilidad o idoneidad de los contenidos generados por IA.

EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY, WLM BUSINESS SOLUTIONS LLC NO SERÁ RESPONSABLE POR NINGÚN DAÑO DERIVADO DE: (A) EL CONTENIDO O LA EXACTITUD DE LAS RESPUESTAS DE IA; (B) DECISIONES TOMADAS CON BASE EN RESULTADOS DE IA; (C) RESPUESTAS DE IA ENTREGADAS A LOS CLIENTES FINALES DEL SUSCRIPTOR; O (D) CUALQUIER FALLO O CAMBIO DE COMPORTAMIENTO DEL MODELO SUBYACENTE. El Suscriptor es el único responsable de revisar los resultados de IA antes de usarlos y de todas las comunicaciones enviadas a sus clientes mediante funciones asistidas por IA.

13. Indemnización

El Suscriptor se compromete a defender, indemnizar y mantener indemne a WLM Business Solutions LLC, sus miembros, directivos, empleados, contratistas y licenciantes ante cualquier reclamación, demanda, acción legal, daño, pérdida, costo y gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) derivados de: (a) El uso de la plataforma por parte del Suscriptor o sus usuarios en violación de estos Términos o de la ley aplicable. (b) La violación de derechos de terceros (propiedad intelectual, privacidad, protección de datos). (c) Los datos ingresados por el Suscriptor en la plataforma, incluyendo reclamaciones por falta de autorización para tratarlos. (d) Reclamaciones presentadas por los usuarios finales del Suscriptor derivadas de una suspensión o terminación causada por la falta de pago del Suscriptor.

Renaska notificará al Suscriptor de forma razonablemente oportuna sobre cualquier reclamación de este tipo y cooperará en su defensa a costa del Suscriptor.

14. Modificaciones de los Términos

Renaska puede modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones materiales (cambios en precios, derechos, responsabilidades o jurisdicción) se notificarán con al menos 30 días calendario de anticipación por correo electrónico y/o mediante aviso prominente en la plataforma.

El uso continuado del servicio después del vencimiento del plazo de notificación constituye aceptación de los nuevos Términos. Si el Suscriptor no acepta las modificaciones, puede cancelar su suscripción antes del vencimiento del plazo de notificación y recibirá reembolso proporcional por el periodo no utilizado del mes en curso.

15. Ley Aplicable

Estos Términos y cualquier disputa derivada de ellos se rigen por las leyes del Estado de Delaware y las leyes federales aplicables de los Estados Unidos de América, sin perjuicio de principios de conflicto de leyes.

Carve-out de ley colombiana obligatoria: las disposiciones imperativas de la Ley 1480/2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 1581/2012 (protección de datos) aplican a los suscriptores colombianos que sean consumidores, en la medida en que no puedan ser excluidas contractualmente. Este carve-out no afecta la ley gobernante para disputas entre empresas ni para disposiciones no imperativas.

16. Resolución de Disputas

Antes de iniciar procedimientos formales, las partes intentarán resolver cualquier disputa de buena fe mediante negociación directa durante al menos 30 días calendario a partir del aviso escrito.

Arbitraje vinculante: las disputas no resueltas se someterán a arbitraje administrado por la American Arbitration Association (AAA) bajo sus Reglas de Arbitraje Comercial, con sede en Wilmington, Delaware. El laudo es final y vinculante. Se aplica la Ley Federal de Arbitraje de EE. UU. RENUNCIA A DEMANDAS COLECTIVAS: ambas partes renuncian al derecho de participar en demandas colectivas (class actions) o procesos de representación. Las disputas deben iniciarse de forma individual.

Excepción: cualquier parte puede acudir a tribunales estatales o federales en New Castle County, Delaware para obtener medidas cautelares o de equidad de carácter urgente. Recurso regulatorio obligatorio colombiano: los suscriptores colombianos conservan el derecho de presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por violaciones a la Ley 1480/2011 o la Ley 1581/2012, independientemente de la cláusula de arbitraje.

17. Disposiciones Generales

(a) Integralidad del acuerdo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier acuerdo escrito ejecutado por WLM Business Solutions LLC, constituyen el acuerdo completo entre las partes y sustituyen cualquier comunicación previa. (b) Divisibilidad: Si alguna disposición es declarada nula o inaplicable, las demás continuarán plenamente vigentes. (c) No renuncia: la falta de ejercicio de un derecho en un caso particular no constituye renuncia al mismo. (d) Cesión: el Suscriptor no puede ceder sus derechos sin consentimiento previo de WLM Business Solutions LLC. Renaska puede ceder el contrato en caso de fusión, adquisición o venta de activos, con aviso previo de 30 días. (e) Fuerza mayor: ninguna de las partes será responsable por incumplimientos causados por circunstancias fuera de su control razonable. (f) Idioma: la versión en español de estos Términos es la versión de control. Cualquier traducción a otro idioma (p. ej. inglés) se provee únicamente por conveniencia; en caso de conflicto, prevalece la versión en español.

18. Vigencia

Estos Términos de Servicio entran en vigencia el 26 de junio de 2026. Permanecerán vigentes mientras exista una suscripción activa entre el Suscriptor y Renaska. La terminación del contrato por cualquier causa no afecta los derechos y obligaciones que por su naturaleza deban sobrevivir: propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, indemnización, resolución de disputas y ley aplicable, que continuarán vigentes indefinidamente.

La versión más reciente de estos Términos estará siempre disponible en: renaska.com/legal/terms. Entidades: WLM Business Solutions LLC (Delaware, EE. UU.; EIN 32-0770823) — contratante, comercializadora y facturadora; Agencia Leidy Echavarria S.A.S. (NIT 901.147.131-7, Calle 34B #65D 43, Medellín, Colombia) — operadora, desarrollo y soporte. Nombre comercial: Renaska. Contacto: [email protected].